Nuevo registro contable para mejorar el control de las facturas de las Administraciones FEMP

Nuevo registro contable para mejorar el control de las facturas de las Administraciones

       Todas las Administraciones Públicas estarán obligadas a disponer de un registro contable de facturas que será gestionado por el órgano que, en cada una de ellas, tenga atribuida la gestión contable. Así lo señala el Proyecto de Ley de impulso de la factura electrónica y creación de registro contable, aprobado por el Consejo de Ministros este verano, con el que se busca agilizar los procedimientos de pago a proveedores.

Esta iniciativa es una de las contempladas en el marco del Informe de la CORA y, entre otros objetivos, busca favorecer el uso de la factura electrónica, tanto en el sector público como en el privado y, con ello, reducir cargas administrativas y mejorar la eficiencia.

Al mismo tiempo, mejora la protección de los proveedores en su relación con las Administraciones Públicas en la medida que sus facturas serán presentadas en un registro administrativo dejando así constancia de fecha y efectos posibles en casos de retrasos en el pago.

Por otro lado, su puesta en marcha representará un ahorro económico. La implantación en la Administración General del Estado traerá un beneficio neto anual que se ha cifrado en 51 millones de euros, y de 2,3 millones más en ahorro de papel.

Obligaciones de las Administraciones

Cuando los contenidos del texto, ya remitido a las Cortes para su tramitación parlamentaria, entren en vigor, las Administraciones Locales, Autonómicas y General del Estado tendrán la obligación de contar con un registro contable de facturas. La gestión del mismo corresponderá al órgano que tenga atribuida la gestión contable.

Además, se creará un nuevo procedimiento de tramitación de facturas, que será obligatorio a partir del primero de enero del próximo año, y que priorizará el envío de la factura al órgano contable y, posteriormente, al órgano gestor para realizar un mejor control.

La puesta en marcha de la factura electrónica permitirá, según señala el Gobierno, que los órganos de contabilidad de cada Administración tengan un conocimiento inmediato de la realidad patrimonial con un menor desfase temporal. También hará posible mejorar la fiabilidad de las cuentas públicas, ya que mejora los controles que se establecen a efectos de cumplir con los objetivos de estabilidad presupuestaria.

Además, con la factura electrónica se podrá realizar un seguimiento de los tiempos medios de pago y, de esa forma, dar cumplimento a las exigencias de la normativa antimorosidad.

Las Administraciones deberán contar, además, con un punto único de entrada de facturas electrónicas por cada Administración (tanto del Estado como de Comunidades Autónomas y Entidades Locales), en el que se recibirán todas las facturas de entidades, entes y organismos vinculados o dependientes de cada Administración.

No obstante, por razones de eficiencia en el gasto público, las Comunidades Autónomas y Entidades Locales podrán adherirse al punto general de entrada de facturas del Estado, ya en funcionamiento, sin necesidad de invertir recursos en desarrollar uno nuevo.

Consecuencias para los proveedores

Con la nueva normativa los proveedores estarán obligados a presentar y tramitar electrónicamente las facturas en el punto general de entrada de facturas electrónicas mencionado. Con ello la normativa busca reforzar la protección de los proveedores en la medida que queda reflejada la fecha de presentación de la factura, muy a tener en cuenta a efectos de reclamar intereses si el pago final se produjera fuera de plazo. Además, se agiliza la tramitación de las facturas y se hace más sencillo su posterior seguimiento.

Todas las facturas deberán tener un formato estructurado, que se concretará en una próxima Orden Ministerial. Asimismo, tendrán que estar firmadas electrónicamente, con una firma basada en un certificado reconocido.

A partir del 15 de enero de 2015, la factura electrónica será obligatoria para los sujetos que estén obligados a tributación electrónica de acuerdo con la normativa tributaria. En cualquier caso, las Administraciones Públicas podrán excluir reglamentariamente de la obligación de facturación electrónica las facturas con un importe inferior a 5.000 euros.

Para favorecer el uso de la factura electrónica, las Administraciones Públicas podrán facilitar a los proveedores el uso de instrumentos como el sello electrónico o la firma electrónica avanzada.

Órganos contables

El texto remitido al Congreso potencia los órganos contables. Para ellos, reconoce que podrán efectuar requerimientos periódicos de actuación respecto a las facturas pendientes de obligación, de las que ya se tendrá un conocimiento anticipado.

Por otro lado, se fortalecen los órganos de control interno; así, la intervención correspondiente podrá acceder a la documentación justificativa y a la contabilidad en cualquier momento, y tendrá que elaborar un informe anual sobre el cumplimiento de la normativa de morosidad.

Según recoge el texto, los registros contables de facturas gestionados por las intervenciones correspondientes remitirán a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) información sobre las facturas recibidas con el objeto de asegurar el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de facturación.

De este modo, se prevé un intercambio de información relativa a deudores de las Administraciones y pagos a los mismos, entre la citada Agencia Estatal, los órganos de recaudación de las Comunidades Autónomas y Ayuntamientos, la Tesorería General de la Seguridad Social y los órganos pagadores de las Administraciones Públicas. Este intercambio de información tiene por objeto realizar las actuaciones de embargo o de compensación que procedan.