"LA APLICACIÓN DE TESORERÍA DEBE INTEGRARSE CON LA APLICACIÓN CONTABLE CON EL FIN DE CONSEGUIR LA INTEROPERABILIDAD DE ESTAS DOS APLICACIONES, SIN NECESIDAD DE INTERVENCIÓN MANUAL POR PARTE DE LOS USUARIOS"
"LA AUTOMATIZACIÓN DE NUESTRA TESORERÍA SE HACE NECESARIA PARA PODER
EFECTUAR UNA CORRECTA PLANIFICACIÓN FINANCIERA A LARGO PLAZO"
"LA TESORERÍA NO ES SOSTENIBLE SI NO TENEMOS AUTOMATIZADOS LOS PROCESOS"
La
automatización de la captura de los datos bancarios, a través de sistemas de comunicación (1) genera gran valor dentro de
los procedimientos de la Administración. De forma directa, no necesitamos tener
tantas personas capturando los movimientos bancarios, por lo que esas personas
se podrían dedicar a un trabajo más creativo. Pero además, con la
automatización ganamos SEGURIDAD, toda vez que no es necesario dar las claves
de conexión de las distintas bancas electrónicas a otras personas. De forma indirecta, los ahorros son importantes
al poder generar una posición de tesorería de una forma muy sencilla pudiendo tomar
decisiones que generen un gran ahorro de costes financieros (traspasos,
transferencias, cash pooling, etc.). De igual forma, el capturar los datos
bancarios, nos permite contabilizar directamente los mismos con el consiguiente
ahorro administrativo.
En el
mercado hay diversas empresas que ofrecen un software de comunicación bancaria,
y que nos sirven para automatizar la Tesorería de nuestra Diputación, o
Ayuntamiento. Por nombrar a algunos citaremos a: (1) Editran, Service Bureau de Swift,
Acotel, Banco Centralizadores, Bancas Electrónicas, etc.
Publicado el 19/6/2013
Descubra cuales son los retos y que están haciendo a largo plazo, los tesoreros que operan en Latinoamérica. Grabado en la 17ª conferencia anual International Cash and Treasury Management, que tuvo lugar en Miami los días 8-10 de mayo 2013.
Las aplicaciones de Gestión de Tesorería hacen lo siguiente:
- Concilian las previsiones de Tesorería que tenemos en el
Plan de Tesorería con los movimientos que nos llegan de los bancos, de tal
forma que nuestras previsiones siempre las tendremos actualizadas.
- Verifican que los ficheros importados no se repitan.
- Verifican que los saldos finales e iniciales de los ficheros
importados sean consecutivos. Así se evitan ficheros extraviados, incompletos,
o mal calculados por parte del banco.
- Traducen la información que contienen los ficheros a formato
contable.
- Consolidan toda la Tesorería del Grupo en una sola posición
(Ayuntamiento, Organismos Autónomos, Empresas Municipales, Fundaciones, etc. ).
De esta manera podemos utilizar los excedentes de tesorería para financiar a
otras entidades del Grupo.
- Comprueban que las liquidaciones de intereses son correctas.
- Comprueban que los bancos no nos cobran comisiones no pactadas.
- Contabilizan directamente los cargos y abonos que nos pasan
los bancos.
-
Remiten a la Oficina Virtual los distintos modelos de la Orden Hap/2105/2012
Todo lo anterior se debe complementar con la integración de la aplicación de Gestión de Tesorería con el Sistema Contable que tenga la Corporación con el objeto de:
- Conciliar automáticamente los movimientos bancarios con los movimientos contables. Esta conciliación automática nos permite conocer el plazo medio de conciliación. La conciliación se debe extender a los anticipos de caja fija, a los Organismos Autónomos, Empresas Municipales, Patronatos, Fundaciones, etc.
- Obtener una serie de indicadores semafóricos que nos indiquen si cumplimos el Plazo Medio de Pago a Proveedores de 30 días
- Obtener los distintos modelos que debemos enviar a la Oficina Virtual de Ministerio de Economía y Hacienda.
Para que esta integración entre la aplicación de Gestión de
Tesorería, y la aplicación de Contabilidad sea completa se necesitan que los
interfaces (1) entre los dos sistemas funcionen correctamente
Interfaz Wikipedia
Para otros usos de este término, véase Interfaz
(desambiguación).
Interfaz es lo que conocemos en inglés como interface (“superficie
de contacto”).
En informática se utiliza para nombrar a la conexión física y
funcional entre dos sistemas o dispositivos de cualquier tipo dando una
comunicación entre distintos niveles. Su plural es interfaces.1
Publicado el 15/5/2014
OTROS REQUERIMIENTOS
FUNCIONALES QUE SE NECESITAN.
Conciliación contable de los apuntes
bancarios.
Deberá incluir como mínimo las siguientes funcionalidades:
- Debe ser un sistema multidivisa, multibanco, multientidad
y multicuenta.
- Criterios de conciliación flexibles
- Integración manual o automática de los extractos de cuenta
- Informes históricos
- Exportación de la información a otros entornos
Gestión de la posición de tesorería en fecha
valor.
Deberá incluir como mínimo las siguientes funcionalidades:
- Previsión y control de los flujos bancarios.
- Control automático de las condiciones bancarias (fecha de
valor, comisiones, remuneración de cuentas…)
- Gestión de reclamaciones.
- Gestión de previsiones iniciales y confirmadas.
- Integración automática extractos bancarios en distintos
formatos.
- Conciliación automática del extracto bancario con
previsiones según diferentes criterios.
- Preconciliación y conciliación manual flexible del
extracto bancario con previsiones.
- Planificación financiera a corto plazo.
- Ficha en valor interactiva.
- Reporting estándar y personalizable.
- Funciones de optimización y ayuda a la toma de decisiones.
- Propuestas de traspasos de equilibrado de cuentas y cartas
de confirmación.
Informes y reporting
Deberá incluir como mínimo los siguientes informes:
- Informe de integración bancaria: permite obtener, por
fecha de integración, el detalle de las cuentas integradas a través del fichero
bancario.
- Informe de transacciones bancarias: visualizar un extracto
bancario de acuerdo a los datos integrados.
- Saldos bancarios por entidad / Saldos bancarios por
periodo: permiten consultar los saldos en operación o en valor en base a los
ficheros bancarios integrados.
- Estadísticas bancarias por entidad / Estadísticas
bancarias por periodo: para obtener estadísticas por número y por importe en un
período dado o para unas entidades/ bancos / cuentas.
- Análisis de la Desviación: este informe compara los saldos
integrados a través de los ficheros bancarios con los saldos de Tesorería.
- Diarios (Tesorería, Equilibrado, Cambios y Contabilidad):
para obtener informes de análisis de los movimientos y diferenciar las
previsiones iniciales, confirmadas y los reales, los traspasos, los cambios y
contabilidad.
- Saldos: información sobre los saldos en las distintas
entidades.
- Ficha en valor: movimientos bancarios ordenados por flujos
o por códigos presupuestarios.
- Liquidaciones bancarias: informe sobre el importe de los
intereses y de las comisiones aplicables a los saldos y a los movimientos
deudores y acreedores de una cuenta
Esta integración de la aplicación de tesorería, con la aplicación
de contabilidad deberá ser mediante interoperabilidad entre dichos sistemas, sin
intervención manual por parte de los usuarios y sin intercambio de ficheros,
entendiéndose por interoperatibilidad la condición por la cual sistemas
informáticos heterogéneos pueden intercambiar datos automáticamente, mediante
protocolos y estándares adecuados.
La integración de la aplicación de tesorería con la aplicación
contable deberá ser totalmente automática y en ambas direcciones
(Contabilidad-Tesorería y Tesorería-Contabilidad) y permitirá la incorporación
automática en tesorería de distintos tipos de previsiones de cobros y pagos,
así como movimientos contables de bancos para conciliar. Igualmente se
contabilizarán desde Tesorería, y de forma automática, los tipos de movimientos
con origen en banco o en Tesorería que se determinen.
Será imprescindible que la citada integración automática se obtenga
sin el depósito de la información en ubicaciones intermedias, con el fin de
garantizar la correcta seguridad y transmisión de la misma.
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