I. CONCEPTO
El control de tesorería se puede definir como el conjunto de políticas, mecanismos y documentos al servicio de la dirección empresarial, que permite alcanzar a la empresa ser eficiente en la gestión del disponible y de los recursos financieros a corto plazo.
Como la gestión del disponible está sometida a ciertos riesgos, el proceso de control debe estar muy bien diseñado y debe hacerse con regularidad y precisión. En este sentido, los objetivos que se plantee cualquier sistema de control de tesorería deben ser, al menos, de dos tipos:
- - Operativos-financieros: tienen en cuenta la planificación de flujos de caja de la empresa para, de esta forma, poder hacer frente a los distintos compromisos de pago, sin que existan recursos ociosos, que suponen una elevada pérdida de rentabilidad empresarial.
- - Contables: hacen referencia a los registros de cobros y pagos en fecha y forma, y a que los saldos estén representados en el Balance según los principios del Plan General de Contabilidad.
Dentro del control de tesorería, se pueden distinguir dos tipos de control: el control interno y el control externo.
II. CONTROL INTERNO
El control interno del departamento de gestión de fondos resulta esencial en la operativa de la empresa; por este motivo, se debe detallar, documentar y cumplimentar estrictamente, siendo necesario que varias personas estén involucradas en el proceso de decisión/acción.
La cuestión principal está relacionada con el movimiento del dinero fuera de las cuentas de la empresa en particular cuando los fondos se transfieren a terceros con el respaldo de instrucciones telefónicas o de télex. A este respecto, la introducción de la transferencia electrónica de fondos puede aliviar algunas preocupaciones.
También es necesario llevar un control con respecto a los informes de situación. Con este fin debe existir un sistema automático de información que debe ser comprobado y revisado por la alta dirección, en el que se deberían incluir los sistemas informatizados de tesorería. Otro aspecto de la información es el registro en un diario de todas las transacciones para las consultas diarias.
Los procedimientos de selección de personal exigen un control cuidadoso. Se deben solicitar referencias y convenir un período inicial de empleo, antes de conceder poderes a los nuevos empleados para comprometer los fondos de la empresa. Todas las medidas de control se deben incorporar a un manual de procedimientos del departamento, que se irán poniendo al día introduciendo los cambios o adiciones a medida que se produzcan.
El manual describirá los objetivos del departamento; las líneas maestras o parámetros dentro de los cuales debe funcionar; sus actividades, incluyendo cómo se deben efectuar las transacciones; y cualquiera de las partidas específicas, tales como la interfase con las afiliadas cuando el departamento actúa en su nombre. El contenido del manual se habrá acordado con la alta dirección y servirá de referencia para las comprobaciones de auditoria.
El control se apoya sobre el concepto de que, por lo menos, estén implicadas dos personas en los procesos para cualquier clase de decisión o de autorización. Desde luego, siempre existe el peligro de connivencia, pero el riesgo se reduce introduciendo un tercer elemento, por ejemplo, un departamento que controle los saldos bancarios.
Todas las transacciones deben ser sometidas a aprobación, para lo cual lo más conveniente es usar formularios estándar preimpresos. Las actas para aprobación pueden establecerse por separado o formar parte del documento que registra la transacción. Los formularios preimpresos para el registro de las transacciones deben ser también impresos de trabajo. En una fecha posterior, suele ser útil revisar a qué otros bancos se solicitaron cotizaciones y cuál fue su rendimiento relativo.
Estos impresos pueden constar de múltiples partes, ya que otros departamentos también necesitarán la información. En los impresos se anotarán los siguientes datos:
- - Números de serie. En los volantes para las operaciones y las transacciones de divisas, las hojas para las transferencias tienen también números de serie idénticos a fin de facilitar el seguimiento a efectos de auditoria.
- - Una sección para los comentarios, detallando las razones que aconsejaron la transacción.
- - Fechas de aviso o de acción. En las transacciones realizadas en divisas, la fecha de aviso es siempre dos días hábiles antes de la fecha de valor o de vencimiento. Todas las transacciones se inscribirán en el diario por la fecha de operación y no por la del vencimiento.
- - La identificación de quién originó la transacción, del verificador, esto es, quién comprobó los cálculos involucrados y quién la autorizó.
Para realizar el control pueden establecer una serie de poderes y límites, que se resumen a continuación:
1. Los poderes de tesorería
Los tipos de poderes existentes en tesorería son:
a) Poderes de firma
Siempre que sea posible serán precisos como mínimo dos signatarios para cada transacción financiera y para cada una de las cuentas bancarias. Estas se pueden elegir de una selección de signatarios que se aprobará a nivel de Consejo de Administración antes de informar a los bancos, y que figurarán en acta. Lo más probable es que los poderes para la firma reflejen la antigüedad en la Compañía. Si uno de los firmantes autorizados deja la empresa, los bancos de la misma deben ser informados de cuándo ha cesado su poder de firma. Puede existir una diferenciación adicional entre transacciones con respecto a los poderes de firma que impliquen compromisos con los fondos de la empresa, o sea, cualquier clase de pagos e ingresos en las cuentas de la empresa. En el último caso, pueden ser confirmados o no al banco por parte de la empresa. Si se producen, la Compañía puede no requerir que estén "autorizados".
b) Poderes verbales
Son aplicables al personal dentro de la gestión de fondos y superiores inmediatos, que están autorizados a emitir instrucciones telefónicas con respecto a las operaciones y el movimiento del dinero. Esta lista se debe actualizar, si se producen cambios en el personal y puede diferenciar entre aquellos que pueden intervenir en las operaciones y los que solamente pueden transferir fondos a las cuentas de la empresa o desde las mismas.
c) Poderes para compromisos
Estos se refieren a la negación de nuevas facilidades con bancos e instituciones financieras, dando garantías de la empresa, cartas de conformidad, etc. Estos poderes serán delegados por el Consejo a ciertos niveles de la alta dirección. Lo característico es que la interacción de estos tres niveles se produzca de la forma siguiente: Se establece con el banco una nueva facilidad, bajo los poderes delegados por el Consejo para los compromisos de la empresa. Las transacciones y operaciones posteriores se efectúan a través de las voces autorizadas, que luego se confirman por escrito al banco. La carta será firmada por dos signatarios autorizados.
2. Los límites de tesorería
Se puede pedir al Consejo que autorice dos tipos de límites:
a) Limites de los agentes
En ellos se detallarán las líneas maestras a que deben apuntarse los agentes, con respecto al importe de los fondos que pueden solicitar en préstamo o depositar en cada una de las transacciones, la lista de bancos o instituciones financieras que pueden contactar, si pueden llevar a cabo cualquier clase de operación en divisas para obtener ganancias, o para arbitraje entre los instrumentos para beneficio y así sucesivamente. Cada agente será debidamente informado respecto a estas líneas maestras cuyo cumplimiento será estrechamente controlado. Los resultados de cualquier incumplimiento se pondrán claramente en conocimiento del agente.
b) Limites para depósitos
Se refieren al importe máximo de dinero o su equivalencia en divisas que se puede depositar en una institución financiera, bancaria o de otro tipo, y en cualquier momento. De vez en cuando se revisarán estos límites, aunque como mínimo se hará anualmente. Una vez más, se harán saber los resultados que produciría su incumplimiento.
El control interno y los procedimientos de comprobación constituyen la primera etapa, y deberán ser reforzados de cuando en cuando, mediante auditoria. En muchos aspectos existirá una interfase entre el control interno y el externo.
III. CONTROL EXTERNO
Los bancos, para establecer las cuentas, exigen que se rellenen los impresos de las autorizaciones bancarias. En ellas se especifica cómo hacer funcionar la cuenta y se detallará lo siguiente:
- - Cuántos firmantes se requieren para autorizar un cheque, muestras de las firmas autorizadas y, en su caso, límites autorizados.
- - Cómo se realizarán las transacciones por teléfono, por quién y quién debe confirmarlas después por escrito. Se debe facilitar una lista de signatarios autorizados.
- - A quién se deben enviar las confirmaciones de las transacciones. Se deberá hacer a un departamento contable separado del de gestión de fondos.
- - Cualquier otra clase de datos específicos, tales como volumen máximo de los adeudos.
La transferencia electrónica de fondos (TEF) goza en la actualidad de una amplia difusión. La seguridad es factor clave a la hora de escoger la modalidad más conveniente. En esta decisión debe intervenir la auditoria interna para asegurar la observancia estricta del proceso de verificación y control.
Estos sistemas dependen del uso de contraseñas, por tanto, nadie debe conocer la serie completa de contraseñas. Lo característico es que las contraseñas del personal superior que autorizan la salida de dinero deben conocerlas solamente los signatarios autorizados. Sin embargo, como estos sistemas requieren cartas de confirmación y sólo un signatario metería la contraseña para la entrega, la consecuencia será una mayor carga de trabajo para dicho signatario, que tendrá que verificar los detalles de la transacción.
Ha existido una gran polémica con respecto a qué es más «seguro», la Transferencia Electrónica de Fondos (TEF) o las transferencias por teléfono, posteriormente confirmadas por escrito. En las instrucciones para la Transferencia Electrónica de Fondos se pueden producir errores, lo mismo que puede ocurrir por una mala interpretación de las instrucciones al telefonear al banco. Sin embargo, en el caso anterior se produce otra verificación antes de la entrega de los fondos. En segundo lugar, con las transferencias telefónicas es probable que se tengan que mover los fondos antes de que el banco reciba por escrito la confirmación de las instrucciones.
Vicente Tena Rodríguez
