¿Qué hago para implantar un sistema de Gestión de Gestión de Tesorería? Aurora Villacieros Directora General - TAyA

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¿Que hago para implantar un Sistema de Tesorería?

Tradicionalmente la tesorería en nuestro país se ha relegado a uno de los últimos puestos desde el punto de vista tecnológico. La tesorería la lleva una persona de cierta relevancia en la organización por su antigüedad, que conoce perfectamente los flujos de entrada y salida que suelen tener lugar en cada momento y al que se le pregunta cuando se necesita conocer algún dato, pero casi con miedo por si la pregunta le parece inmiscuirse demasiado en sus asuntos. 

Entonces alguien se inquieta y piensa ¿qué pasará cuando ya no esté Manolo? o, alguna nueva incorporación en la Dirección comienza a valorar el disponer de información exacta, compartida y disponible a tiempo, sobre la liquidez de la empresa. Se pone de manifiesto en ese momento que la gestión de la tesorería con hojas Excel (en el mejor de los casos) no es suficiente. Le ha tocado el turno de la modernización tecnológica.

Esta situación, que aparentemente debería ser de hace 15-20 años, seguimos encontrándola hoy en día. Si ha llegado por fin este momento, o estando en un estadio más avanzado se desea implantar o mejorar el sistema de tesorería de la organización, primero debemos hacer un análisis de la situación actual y con ideas claras de los recursos disponibles mirar las ofertas del mercado.

¿Qué es lo que hay que analizar?

Una empresa de consultoría en tesorería que se precie nos haría un análisis de procesos y procedimientos de tesorería de la organización para poder evaluarlo. Pero si queremos hacerlo por nuestra cuenta o ir avanzando, podemos concretarlo en una serie de aspectos fundamentales.

Flujos de información

Todo sistema de gestión de tesorería se nutre de información del resto de la organización y de información externa. Con dichos datos, lo que pretendemos es disponer de una Posición de Tesorería en un momento concreto, desglosada por partidas o naturalezas presupuestarias y por canales de cobro y pago, así como su previsión en el tiempo. Este tipo de información, nos permitirá tomar decisiones de tesorería con criterio.

Lo primero que hay que analizar es de dónde viene cada dato que necesitamos incorporar en la solución de tesorería:

1. Información del banco: básicamente los extractos bancarios
2. Información de los sistemas de la empresa: previsiones de tesorería
• Previsiones de tesorería a corto o medio plazo y con qué grado de certeza (ficheros de cobros o pagos emitidos al banco y previamente contabilizados, facturas conformadas, facturas registradas, pedidos, estimaciones de pagos de nóminas, impuestos o seguros sociales, operaciones financieras, etc.)
• Presupuesto de tesorería, que intentaremos que no sea la foto estática de principio de año, sino que de verdad nos de valor añadido con revisiones periódicas en base a la información existente en previsiones y vinculación a la tesorería confirmada diariamente.
3. Información externa: de tipos de interés, tipos de cambio, comisiones bancarias.

A continuación deberíamos saber qué información queremos extraer de la solución de tesorería:

1. Tendremos informes diarios, semanales, mensual, etc. que presentar en el área financiera o querremos informes que ahora no podemos obtener pero serían necesarios para optimizar la gestión de tesorería.
2. Si hay información que se trate en la solución de tesorería ¿por qué no aprovechamos para que vuelque al sistema contable para su contabilización automática?
3. ¿Se puede beneficiar alguna otra área de la empresa de la información tratada? Es posible que el área de clientes pueda mejorar la información de cobros por ejemplo, o áreas que estén esperando un cobro para continuar un proyecto, etc.

Con esta información inicial, valoraremos el alcance de lo que queremos que haga la solución que busquemos para gestionar la tesorería.

Estructura organizativa y tipo de negocio

Será importante saber también cómo es nuestra organización y qué instrumentos financieros demanda nuestro tipo de negocio para gestionar la liquidez de la organización. 

1. ¿Somos un grupo de empresas? Entonces posiblemente tengamos un sistema de cash pooling o una gestión de préstamos intragrupo que considerar, líneas financiera multiempresa o multidivisa, cuentas de distinto tipo con tratamiento específico, etc.
2. ¿Somos una organización con muchas operaciones financieras y de distinta tipología? ¿Por el tipo de negocio se requiere gestionar líneas de anticipo de facturas, líneas de confirming, coberturas o avales? 

Hay que tenerlo claro para que sea un requerimiento de la futura solución de tesorería, pues los movimientos generados por estas operaciones son parte de las previsiones de tesorería, de los informes de endeudamiento y también influyen en el reparto de negocio bancario así como la optimización de los costes y líneas financieras.

Recursos para la implantación

Cualquier solución que se decida implantar va a tener unas necesidades de recursos, no sólo económicos, también a nivel tecnológico y funcional, por lo tanto precisará que distintas áreas de la organización se impliquen:

• Sistemas: contaremos con ellos para que nos den indicaciones respecto a la política que se sigue internamente en cuanto al hardware y software que se precise desplegar y se decidirá si participarán o no en dicho despliegue según lo que interese a la organización. También serán parte importante en todas las conexiones o interfaces que necesitemos para nutrir de información a los sistemas implicados.

• Área financiera: por supuesto los usuarios del área de tesorería tendrán que estar inmersos en toda la implantación, pero también se demandará colaboración puntual para verificar los distintos procedimientos en el área contable e identificar el momento exacto para el intercambio de la información entre el sistema de tesorería y cualquier otro sistema de la empresa, especialmente la contabilidad.

• Área de Recursos Humanos, de Compras, etc. dependiendo de la estructura de la organización y de la complejidad de obtención de los datos, cualquier área que genere entradas o salidas de caja, podrá ser consultada en un momento dado.

• Dirección: al ser un proyecto integrador, que afecta a distintas áreas, contar con el apoyo incondicional de la Dirección es fundamental para evitar que se atasque en cuestiones menos importantes.

Equipo para la implantación

Fundamental contar con una persona que lidere y empuje el proyecto. Será la persona conocedora de la organización y sus procedimientos, responsable de ir contactando con cada área según avance el proyecto y se demande información de cada una de ellas.

Con estas breves indicaciones, podemos estar en disposición de generar un documento con lo que necesitamos. Dicho documento deberá ser validado en interno por todos los implicados pues recogerá todas las especificaciones anteriores y será nuestra guía para la selección la soluciónde tesorería.

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