AUTOMATIZACIÓN E INTEROPERABILIDAD DE LA TESORERÍA: LA ILUSIÓN DE TODO TESORERO

"LA APLICACIÓN DE TESORERÍA DEBE INTEGRARSE CON LA APLICACIÓN CONTABLE CON EL FIN DE CONSEGUIR LA INTEROPERABILIDAD DE ESTAS DOS APLICACIONES, SIN NECESIDAD DE INTERVENCIÓN MANUAL POR PARTE DE LOS USUARIOS"

"LA AUTOMATIZACIÓN DE NUESTRA TESORERÍA SE HACE NECESARIA PARA PODER EFECTUAR UNA CORRECTA PLANIFICACIÓN FINANCIERA A LARGO PLAZO"

"LA TESORERÍA NO ES SOSTENIBLE SI NO TENEMOS AUTOMATIZADOS LOS PROCESOS"

La automatización de la captura de los datos bancarios, a través de sistemas de comunicación (1) genera gran valor dentro de los procedimientos de la Administración. De forma directa, no necesitamos tener tantas personas capturando los movimientos bancarios, por lo que esas personas se podrían dedicar a un trabajo más creativo. Pero además, con la automatización ganamos SEGURIDAD, toda vez que no es necesario dar las claves de conexión de las distintas bancas electrónicas a otras personas. De forma indirecta, los ahorros son importantes al poder generar una posición de tesorería de una forma muy sencilla pudiendo tomar decisiones que generen un gran ahorro de costes financieros (traspasos, transferencias, cash pooling, etc.). De igual forma, el capturar los datos bancarios, nos permite contabilizar directamente los mismos con el consiguiente ahorro administrativo.

En el mercado hay diversas empresas que ofrecen un software de comunicación bancaria, y que nos sirven para automatizar la Tesorería de nuestra Diputación, o Ayuntamiento. Por nombrar a algunos citaremos a: (1) Editran, Service Bureau de Swift, Acotel, Banco Centralizadores, Bancas Electrónicas, etc.

¿Qué está haciendo su tesorería a largo plazo?

Publicado el 19/6/2013

Descubra cuales son los retos y que están haciendo a largo plazo, los tesoreros que operan en Latinoamérica. Grabado en la 17ª conferencia anual International Cash and Treasury Management, que tuvo lugar en Miami los días 8-10 de mayo 2013.

Las aplicaciones de Gestión de Tesorería hacen lo siguiente:

- Concilian las previsiones de Tesorería que tenemos en el Plan de Tesorería con los movimientos que nos llegan de los bancos, de tal forma que nuestras previsiones siempre las tendremos actualizadas.

- Verifican que los ficheros importados no se repitan.

- Verifican que los saldos finales e iniciales de los ficheros importados sean consecutivos. Así se evitan ficheros extraviados, incompletos, o mal calculados por parte del banco.

- Traducen la información que contienen los ficheros a formato contable.

- Consolidan toda la Tesorería del Grupo en una sola posición (Ayuntamiento, Organismos Autónomos, Empresas Municipales, Fundaciones, etc. ). De esta manera podemos utilizar los excedentes de tesorería para financiar a otras entidades del Grupo.

- Comprueban que las liquidaciones de intereses son correctas.

- Comprueban que los bancos no nos cobran comisiones no pactadas.

- Contabilizan directamente los cargos y abonos que nos pasan los bancos.

- Remiten a la Oficina Virtual los distintos modelos de la Orden Hap/2105/2012

Todo lo anterior se debe complementar con la integración de la aplicación de Gestión de Tesorería con el Sistema Contable que tenga la Corporación con el objeto de:

- Conciliar automáticamente los movimientos bancarios con los movimientos contables. Esta conciliación automática nos permite conocer el plazo medio de conciliación. La conciliación  se debe extender a los anticipos de caja fija, a los Organismos Autónomos, Empresas Municipales, Patronatos, Fundaciones, etc.

- Obtener una serie de indicadores semafóricos que nos indiquen si cumplimos el Plazo Medio de Pago a Proveedores de 30 días

- Obtener los distintos modelos que debemos enviar a la Oficina Virtual de Ministerio de Economía y Hacienda. 

Para que esta integración entre la aplicación de Gestión de Tesorería, y la aplicación de Contabilidad sea completa se necesitan que los interfaces (1) entre los dos sistemas funcionen correctamente

Interfaz Wikipedia

Para otros usos de este término, véase Interfaz (desambiguación).

Interfaz es lo que conocemos en inglés como interface (“superficie de contacto”).

En informática se utiliza para nombrar a la conexión física y funcional entre dos sistemas o dispositivos de cualquier tipo dando una comunicación entre distintos niveles. Su plural es interfaces.¹

Automatización de procesos con Cash Flow Manager

Publicado el 15/5/2014

Publicidad de Professional Answer sobre este software para la gestión de Tesorería.

OTROS REQUERIMIENTOS FUNCIONALES QUE SE NECESITAN.

 Conciliación contable de los apuntes bancarios.

Deberá incluir como mínimo las siguientes funcionalidades:

- Debe ser un sistema multidivisa, multibanco, multientidad y multicuenta.

- Criterios de conciliación flexibles

- Integración manual o automática de los extractos de cuenta

- Informes históricos

- Exportación de la información a otros entornos

 Gestión de la posición de tesorería en fecha valor.

Deberá incluir como mínimo las siguientes funcionalidades:

- Previsión y control de los flujos bancarios.

- Control automático de las condiciones bancarias (fecha de valor, comisiones, remuneración de cuentas…)

- Gestión de reclamaciones.

- Gestión de previsiones iniciales y confirmadas.

- Integración automática extractos bancarios en distintos formatos.

- Conciliación automática del extracto bancario con previsiones según diferentes criterios.

- Preconciliación y conciliación manual flexible del extracto bancario con previsiones.

- Planificación financiera a corto plazo.

- Ficha en valor interactiva.

- Reporting estándar y personalizable.

- Funciones de optimización y ayuda a la toma de decisiones.

- Propuestas de traspasos de equilibrado de cuentas y cartas de confirmación.

 Informes y reporting

Deberá incluir como mínimo los siguientes informes:

- Informe de integración bancaria: permite obtener, por fecha de integración, el detalle de las cuentas integradas a través del fichero bancario.

- Informe de transacciones bancarias: visualizar un extracto bancario de acuerdo a los datos integrados.

- Saldos bancarios por entidad / Saldos bancarios por periodo: permiten consultar los saldos en operación o en valor en base a los ficheros bancarios integrados.

- Estadísticas bancarias por entidad / Estadísticas bancarias por periodo: para obtener estadísticas por número y por importe en un período dado o para unas entidades/ bancos / cuentas.

- Análisis de la Desviación: este informe compara los saldos integrados a través de los ficheros bancarios con los saldos de Tesorería.

- Diarios (Tesorería, Equilibrado, Cambios y Contabilidad): para obtener informes de análisis de los movimientos y diferenciar las previsiones iniciales, confirmadas y los reales, los traspasos, los cambios y contabilidad.

- Saldos: información sobre los saldos en las distintas entidades.

- Ficha en valor: movimientos bancarios ordenados por flujos o por códigos presupuestarios.

- Liquidaciones bancarias: informe sobre el importe de los intereses y de las comisiones aplicables a los saldos y a los movimientos deudores y acreedores de una cuenta

Esta integración de la aplicación de tesorería, con la aplicación de contabilidad deberá ser mediante interoperabilidad entre dichos sistemas, sin intervención manual por parte de los usuarios y sin intercambio de ficheros, entendiéndose por  interoperatibilidad la condición por la cual sistemas informáticos heterogéneos pueden intercambiar datos automáticamente, mediante protocolos y estándares adecuados.

La integración de la aplicación de tesorería con la aplicación contable deberá ser totalmente automática y en ambas direcciones (Contabilidad-Tesorería y Tesorería-Contabilidad) y permitirá la incorporación automática en tesorería de distintos tipos de previsiones de cobros y pagos, así como movimientos contables de bancos para conciliar. Igualmente se contabilizarán desde Tesorería, y de forma automática, los tipos de movimientos con origen en banco o en Tesorería que se determinen.

Será imprescindible que la citada integración automática se obtenga sin el depósito de la información en ubicaciones intermedias, con el fin de garantizar la correcta seguridad y transmisión de la misma.

La integración entre el sistema de tesorería y conciliación y el sistema contable será de forma automática y sincronizada, sin intervención del usuario, y se realizará mediante el uso de tecnologías apropiadas